CONSELHO DE EXTENSÃO E CULTURA

Resolução nº 02/2022/2022/CONSELHO DE EXTENSÃO E CULTURA

São Paulo - Reitoria, 08 de abril de 2022.

O Conselho de Extensão e Cultura - CoEC, da Universidade Federal de São Paulo, no uso de suas atribuições legais e estatutárias,

CONSIDERANDO:

• A Constituição Federal de 1988 e seus dispositivos;
• A Resolução Consu nº 180, de 04 de dezembro de 2019, que estabelece diretrizes e procedimentos acadêmico-administrativos para a realização de eventos institucionais e cursos de extensão Unifesp;
• A Resolução Consu n° 207, de 17 de setembro de 2021, que dispõe sobre o regimento interno da extensão e cultura da Universidade Federal de São Paulo - Unifesp;
• A Política Nacional de Extensão Universitária, estabelecida pelo Fórum Nacional de Pró- Reitores de Extensão – Forproex, no que se refere aos eventos de extensão universitária;
• As diretrizes estabelecidas pelo Fórum Nacional de Pró-Reitores de Extensão - Forproex para eventos de extensão universitária.

RESOLVE:

Art. 1° Dispor sobre a definição, diretrizes e procedimentos para a realização de eventos de extensão institucionais na Universidade Federal de São Paulo - Unifesp.

DOS EVENTOS DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA

Art. 2° Compreende-se como Evento Institucional – EI a ação extensionista que implica na apresentação e/ou exibição pública, livre ou com audiência específica, como divulgação da produção de conhecimento acadêmico, de caráter cultural, artístico, esportivo, científico ou tecnológico, desenvolvido, promovido, conservado ou reconhecido pela Unifesp, por meio de cadastro apreciado favoravelmente pelas devidas instâncias e cuja participação seja assegurada por inscrição individual.

Parágrafo único. O EI abrange congresso, seminário, debate e ciclo de debates, exposição, espetáculo, evento esportivo, festival, fórum, minicurso, performance, reunião científica, campanha, rodas de conversa, webinários, similares ou equivalentes.

Art. 3° Os EI, como toda ação de extensão universitária, devem ampliar a interação da Unifesp com a sociedade, especialmente com os municípios da região dos seus campi, a fim de contribuir com a missão institucional e promoção da transformação da realidade local.

Art. 4º O EI será caracterizado como:

1. Próprio: quando a coordenação, organização e execução forem de responsabilidade exclusiva de membro(a) da comunidade universitária da Unifesp, promovido por Unidades Acadêmicas, Universitárias, campi e/ou órgãos vinculados à Reitoria, com ou sem auxílio da Fundação de Apoio;

2. Em parceria: quando a organização e/ou execução (comitê executivo) for compartilhada com outras instituições públicas ou privadas e entidades da sociedade civil;

3. Apoiado: quando a execução for apoiada por outras instituições financiadoras públicas ou privadas, porém, com a coordenação mantida por membro(a) da comunidade universitária da Unifesp, podendo essa ser composta por servidores do quadro permanente ativo em exercício ou por estudantes regularmente matriculados, sendo realizado ou não nas dependências da Unifesp;

4. Apoiador: quando tiver apoio de servidores do quadro ativo permanente e serviços da Unifesp, porém coordenação externa, e cuja execução for responsabilidade de outras instituições parceiras, podendo ser realizado ou não nas dependências da Unifesp.

§ 1º Os EI caracterizados nos incisos II, III e IV deverão apresentar documento que indique a realização conjunta do evento, a finalidade e responsabilidades das partes.

§ 2º Não será considerado EI da Unifesp quando a participação da instituição for exclusivamente a cessão do espaço físico para realização da atividade, situação em que deverão ser seguidas as normas específicas, expedidas pelo Conselho de Planejamento e Administração - Coplad.

§ 3º Estão incluídos como apoio institucional a disponibilização de canais de comunicação para divulgação de EI e da marca Unifesp, o uso de equipamentos de suporte audiovisual e de mobiliários constantes no patrimônio do espaço físico, autorizado pelo Campus ou pela Administração da Reitoria, assim como a participação no planejamento científico, pedagógico e cultural, execução e avaliação da atividade.

Art. 5º O dimensionamento do EI está relacionado ao porte acadêmico-administrativo e à complexidade de execução da atividade, considerando-se de grande porte e/ou alta complexidade quando contemplar, no mínimo, uma das especificações seguintes:

1. Demanda excepcional de serviços, especialmente para atendimento de normativas do poder público (como presença do corpo de bombeiros e/ou de ambulância, autorização de limite de público e lei do silêncio, estabelecidos pela prefeitura local, entre outros);
2. Inscrição vinculada à apresentação de trabalhos científicos que demandem análise prévia de comissão avaliadora para validação da participação;
3. Ocorrência simultânea de atividades acadêmicas, recreativas ou esportivas, em espaços físicos distintos;
4. Logística específica para aquisição de insumos, tipo especial de transporte, acomodação, alimentação, limpeza, segurança, alteração do layout de sala de aula, anfiteatro, laboratório, ou ainda, que implique em reforma da infraestrutura local;
5. Comitê executivo presidido por membros de entidade parceira nacional ou internacional em que a Unifesp é apoiadora;
6. Atividades previstas em acordos de cooperação, parcerias, convênios e termos de execução descentralizados previamente estabelecidos com a Unifesp;
7. Retribuição pecuniária, em caráter eventual, para servidores da Unifesp ou para palestrantes externos;
8. Necessidade de pagamento de diárias e passagens para palestrantes e convidados externos.

Parágrafo único. Por ocasião da elaboração da proposta de EI, outras especificidades não mencionadas poderão configurar como de alta complexidade, devendo ser apontadas pelas Diretorias Administrativas ou Acadêmicas de Campus, Unidades Universitárias, Pró- Reitoria de Administração – ProAdm e ProEC.

DA SUBMISSÃO DE PROPOSTA(S)

Art. 6º Todos os EI devem ser cadastrados no sistema de informações de extensão vigente na Unifesp e:

1. Apresentados, em primeira instância, à Câmara de Extensão e Cultura (CaEC) da Unidade Universitária ou à Comissão Especial de Extensão e Cultura (CEEC), na forma do Regimento vigente da ProEC, para apreciação e aprovação para credenciamento;

2. Após análise pela CaEC ou pela CEEC, são analisados pela Coordenadoria de Eventos Acadêmicos-Institucionais da ProEC, e encaminhados para homologação, pelo CoEC.

Art. 7º Em quaisquer EI será imprescindível a nomeação de um(a)coordenador(a) e um(a) vice-coordenador(a) como responsáveis técnico-científicos(as).

§ 1º Poderão ser coordenador(a) responsável técnico-científico(a) de EI:

I - Servidores(as) do quadro ativo permanente em exercício na Unifesp;

II - Estudantes com matrícula ativa na graduação, pós-graduação, stricto sensu ou lato sensu;

III - Pós-doutores(as) com matrícula ativa;

IV - Categorias de docentes que não sejam do quadro permanente de servidores(as) ativos(as) enquadrados no inciso I.

§ 2º A vice-coordenação pode ser ocupada por qualquer pessoa que se enquadre nos incisos do parágrafo 1º ou pessoas externas à comunidade Unifesp.

§ 3º As propostas de evento que tenham como coordenador(a) responsável técnico-científico as pessoas descritas nos incisos II, III e IV deverão ter na vice-coordenação, ou supervisão técnica-científica, servidores(as) que se enquadrarem no inciso I.

§ 4º Nos eventos que tenham como coordenador(a) pessoas descritas nos incisos II e III, o disposto no Art 9º desta resolução deve ser de responsabilidade também do vice-coordenador, observando-se o Art 35 da Resolução 207/CONSU.

§ 5º O(a) coordenador(a) ou o(a) vice-coordenador(a) responsáveis técnico-científicos(as) devem atuar em atividades institucionais vinculadas à área de conhecimento da proposta de atividade.

§ 6º Poderão participar, como membros da equipe organizadora ou convidadas, pessoas externas à comunidade Unifesp.

Art. 8º A forma de cadastro da proposta de EI será definida pela ProEC e os documentos necessários para tal são:

1. Ementa do evento;
2. Programação Preliminar do evento;
3. Cronograma do evento com definição do período de inscrição;

DAS COMPETÊNCIAS DA COORDENAÇÃO E EQUIPE DE ORGANIZAÇÃO

Art. 9º Compete à Coordenação do EI:

1. Submeter a proposta por meio do sistema de informações de extensão vigente na Unifesp, para avaliação da CaEC da Unidade Universitária ou da CEEC;
2. Elaborar ementa, cronograma, definição de pré-requisitos para participação e método de avaliação e execução do evento;
3. Zelar pelo pessoal, material, infraestrutura e espaço da instituição;
4. Definir funções e a carga horária dedicada por cada membro respeitando os seguintes limites:
   1. Funções de organização, coordenação e secretaria: até 3 (três) vezes a carga horária total do evento;
   2. Funções de apoio administrativo e técnico especializados: até 2 (duas) vezes a carga horária total do evento;
   3. Funções de ministrante, instrutor, palestrante, conferencista e funções correlatas: até 2 (duas) vezes a carga horária total do evento;
   4. Todas as demais funções: até 1 (uma) vez a carga horária total do evento.
5. Definir e orientar o papel da supervisão, colaboração, assim como da comissão organizadora, científica ou executiva, quando pertinente;
6. Acompanhar e zelar pela execução da ação, conforme programação e proposta pedagógica previamente aprovadas;
7. Manter a comunicação com pessoas interessadas e/ou inscritas sobre o EI, realização, emissão de certificado e demais assuntos pertinentes;
8. Acompanhar as atualizações normativas e procedimentais que regem a proposição, análise, execução e finalização dos EIs.
9. Comunicar sobre eventual cancelamento ou postergação do EI, às pessoas inscritas, bem como à Coordenadoria de Eventos Institucionais da ProEC.
10. Orientar as pessoas inscritas quanto à disponibilização de certificado e/ou questionário de avaliação, quando couber.
11. Solicitar às/aos palestrantes autorização para uso de imagem e de voz quando o evento for gravado.
12. Solicitar reserva da plataforma de transmissão em casos de eventos virtuais.

Art. 10 O prazo mínimo para submissão das propostas deve respeitar os seguintes parâmetros:

1. - Para eventos gratuitos e sem patrocínio e/ou auxílio financeiro: pelo menos 15 (quinze) dias antes da realização do evento.
2. - Para eventos com cobrança de taxa de inscrição e/ou patrocínio e/ou auxílio financeiro: observar-se-ão os prazos constantes na normativa institucional vigente referente a eventos de extensão pagos.

Parágrafo único. Os prazos de submissão poderão ser revistos pela ProEC, em razão de necessidade de serviço e situações excepcionais ou devidamente justificadas.

Art. 11 O prazo para análise da proposta de evento pela Coordenadoria de Eventos Institucionais será:

1. - Para eventos gratuitos e sem patrocínio e/ou auxílio financeiro: até 3 (três) dias úteis;
2. - Para eventos com cobrança de taxa de inscrição e/ou patrocínio e/ou auxílio financeiro: 5 (cinco) dias úteis.

DA CERTIFICAÇÃO

Art. 12 Todo evento de extensão deve autorizar a emissão de certificado para participantes e equipe mediante critérios estabelecidos pela organização do evento.

Art. 13 Os certificados poderão conter identificação visual de outras entidades ou organizações em eventos apoiados ou em parceria, desde que esteja especificado em termo assinado entre a Unifesp e a instituição parceira.

Parágrafo único. Para que seja autorizada a inclusão de logomarca de outra instituição em certificados de eventos realizados pela Unifesp devem ser respeitadas as normas de uso da marca disponíveis no “Manual de Uso da Marca Unifesp”, elaborado pelo Departamento de Comunicação Institucional – DCI.

DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES PARA O CANCELAMENTO, SUSPENSÃO OU ALTERAÇÃO DA DATA DE REALIZAÇÃO DE EVENTO INSTITUCIONAL

Art. 14 O evento institucional poderá ser cancelado, suspenso ou ter a data de realização alterada mediante solicitação fundamentada, sendo informada a respectiva CaEC ou a CEEC e a Coordenadoria de Eventos Institucionais da ProEC, para as devidas providências administrativas.

§ 1º O evento poderá ser cancelado, suspenso ou ter a data de realização alterada, sem aviso prévio, por motivos de força maior ou caso fortuito.

INSCRIÇÃO

Art. 15 A pessoa inscrita poderá solicitar o cancelamento da inscrição à organização do evento.

Parágrafo único. Para eventos com cobrança de taxa de inscrição e/ou patrocínio e/ou auxílio financeiro, os procedimentos de cancelamento deverão observar os prazos e procedimentos constantes na normativa institucional vigente referente a eventos de extensão pagos.

DAS PARCERIAS COM ÓRGÃOS, ENTIDADES DE CLASSE E ASSOCIAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL E DE CUNHO CIENTÍFICO

Art. 16 A Unifesp poderá realizar eventos em parceria com outras associações e órgãos.

§ 1º A parceria deve ser regulada por meio de instrumento administrativo específico, indicado pela Diretoria Administrativa do campus e/ou ProAdm, onde deverão ser explicitadas as condições e responsabilidades das partes.

§ 2º Nos casos em que for apenas utilizado o espaço físico ou infraestrutura da Unifesp deverá ser observado fluxo específico de utilização do espaço, conforme estabelecido pela respectiva Diretoria Administrativa do campus.

DA AVALIAÇÃO DE EVENTOS INSTITUCIONAIS

Art. 17 O CoEC estabelecerá critérios de avaliação de EI com cobrança de taxa de inscrição e/ou patrocínio e/ou auxílio financeiro, de acordo com as diretrizes do Fórum Nacional de Pró- Reitores de Extensão – Forproex e conforme normativa institucional vigente sobre avaliação.

Art. 18 O Relatório de Avaliação dos EIs deverá contemplar informações relacionadas aos indicadores institucionais definidos no Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI e Projeto Pedagógico Institucional – PPI, assim como outros indicadores definidos pelo CoEC, em atendimento a requisitos estabelecidos por órgãos internos e externos.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 19 Para eventos com auxílio financeiro e/ou taxa de inscrição deve-se observar e seguir as orientações constantes na normativa institucional vigente.

Art. 20 A inobservância dos procedimentos descritos nesta resolução, salvo legislação superior em contrário, constitui impedimento para a proposição de novas ações extensionistas, até a regularização da ação pendente.

Art. 21 Revoga-se o Regimento Interno de Cursos de Extensão e Eventos, aprovado por este Conselho em reunião do dia 07 de abril de 2011 e demais disposições contrárias e anteriores a este Regimento.

Art. 22  Casos omissos serão informados ao(à) pró-reitor(a) de extensão e cultura, para encaminhamento e deliberação pelo CoEC.

Art. 23 Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Prof.ª Dr.ª TAIZA STUMPP TEIXEIRA

Pró-Reitora de Extensão e Cultura - UNIFESP

ANEXO I

Congresso: Evento de grandes proporções, de âmbito regional, nacional ou internacional, em geral com duração de 3 (três) a 7 (sete) dias, que reúne participantes de uma comunidade científica ou profissional ampla. Realizado normalmente com um conjunto de atividades e sub- eventos como mesas redondas, palestras, conferências, apresentação de trabalhos, cursos, minicursos, oficinas/workshops. Incluem-se nessa classificação eventos de grande porte, como conferência nacional de (...), reunião anual de (...);

Campanha: evento organizado para veiculação de uma mensagem por um tempo determinado para atingir um fim.

Seminário: Evento científico de âmbito menor do que o congresso, tanto em termos de duração (de poucas horas a dois dias), quanto de número de participantes, cobrindo campos de conhecimento mais especializados. Incluem-se nessa classificação eventos de médio porte, como encontros, simpósios, jornadas, colóquios, fóruns, reuniões, mesas-redondas, mostras;

Debates e Ciclo de debates: Encontros sequenciais que visam a discussão de um tema específico. Inclui ciclo de (...), circuito de (...), semana de (...);

Exposição: Exibição pública de obras de arte, produtos, serviços e etc. Em geral é utilizada para promoção e venda de produtos e serviços. Inclui: feiras, salões, mostras e lançamentos. A exposição é o único tipo de evento institucional no qual a Unifesp pode se apresentar de modo a não se responsabilizar pela infraestrutura geral de sua realização e esta pode ser em um ambiente externo e promovida por outros agentes;

Espetáculo: Demonstração pública de eventos cênicos musicais. Inclui: recital, concerto, show, apresentação teatral, exibição de cinema e televisão, demonstração pública de canto, dança e interpretação musical;

Evento esportivo: inclui campeonatos, torneios, olimpíadas e apresentações esportivas;

Festival: Série de ações/eventos ou espetáculos artísticos, culturais ou esportivos, realizados concomitantemente, em geral em edições periódicas;

Fórum: Série de ações/eventos com grande participação de diversos órgãos e entes distintos com alguma finalidade universal que pode compreender atividades deliberativas e de exposição de trabalhos científicos e discussões;

Minicurso: Ação de instrução ou demonstração técnica de cunho pedagógico que se assemelha a um curso com menor duração e sem a obrigatoriedade de critérios de avaliação e responsáveis pedagógicos previamente informados;

Performance: Apresentação artística podendo ou não ser parte de outro evento de maior complexidade, mas com flexibilidade de carga horária e local de realização;

Reunião científica: Atividade de difusão de conhecimento científico podendo ser recorrente e com participação de membros da comunidade acadêmica externa com interesse no assunto;

Participante: todo e qualquer cidadão que participe na qualidade de ouvinte de algum evento, podendo ou não haver participação ativa e demonstrativa na ação;

Equipe: conjunto de pessoas relacionadas em campo específico do sistema institucional de extensão, responsável pela coordenação e organização do evento, podendo ser: servidores, docentes, estudantes e colaboradores externos;

Coordenador Responsável Técnico: o servidor do quadro permanente e ativo da Unifesp, responsável pelo evento, desde o cadastro nos sistemas pertinentes, execução, prestação de contas à completa finalização da ação e sua baixa nas instâncias institucionais.

Carga Horária: quantitativo de horas contabilizadas em participação das atividades do evento institucional durante sua realização apenas para a qualidade de participante;

Carga Horária Dedicada: quantitativo de horas contabilizadas para a equipe a serviço do evento institucional, podendo ser maior ou menor que a carga horária de realização de acordo com a complexidade da ação;

Certificado: é o documento que identifica o participante ou membros da comissão organizadora em evento institucional, registrado pela PROEC.

Documento assinado eletronicamente por Taiza Stumpp Teixeira, Pro-Reitor(a) de Extensão e Cultura, em 08/04/2022, às 09:23, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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